Örnek Yazışmalarla İhracat İthalat İngilizcesi

     Aslıhan KOCAEFE CEBECİ     Ülkeler arası ekonomik ve ticari faaliyetlerin artışı, İngilizceye onun da ötesinde Mesleki İngilizceye olan önemi ve ilgiyi beraberinde getirmiştir. Bununla beraber, yapılan yazışmanın niteliği, firmanın profesyonelliğini yansıtması ve ithalatçının ihracatçı hakkında olumlu izlenimler edinmesi açısından son derece önem arz % I etmektedir.     Müşteri edinmede ve müşteri ile düzgün iletişim kurmada ticari yazışmalar bu nedenli önemli olmasına karşın hala piyasada ithalat ve ihracat İngilizcesini mesleki bilgi ile harmanlayan kaynak bulma konusunda sıkıntı çekilmektedir. Bu doğrultuda amaca hitap etmesi ve yaşanan kaynak kıtlığına fayda sağlaması düşünülerek hazırlanmış olan bu kitap, Dış Ticaret sektöründe faaliyet gösteren ve İngilizce yazışma konusunda eksikliği olan iş dünyasının tüm personeline, Meslek Yüksekokullarının dış ticaret bölümünde okuyan öğrencilerine, Fakültelerin Uluslararası Ticaret ve Finansman, Uluslararası Ticaret ve Pazarlama bölümlerinde okuyan öğrencilerin, spesifik ihtiyaçlarının karşılanmasına yönelik olup ayriyetten bu mesleği seçmeyi düşünen tüm birey ve firmalara yardımcı bir kaynak niteliğinde tasarlanmıştır. Bu amaçla ithalat ve ihracat sürecinin en başından sonuna kadar yapılan yazışma trafiği, aşama aşama örnek mektuplar üzerinden Türkçe çevirili ve açıklamalı olarak aktarılmıştır. 02.08.1975 Tarihinde Marmaris'te doğdu.1996 yılında Uludağ Üniversitesi Bursa M.Y.O ithalat-ihracat bölümünden önlisans derecesiyle, 1999 yılında ise Uludağ Üniversitesi İ.İ.B.F İktisat bölümünden lisans derecesiyle mezun olmuştur. Yüksek lisansını 2012 yılında Dokuz Eylül Üniversitesi Dış Ticaret Programında "Dahilde İşleme Rejiminin Türk Dış Ticareti Üzerine Etkileri" adlı tez ile tamamlamıştır. Evli ve bir çocuk sahibi olan yazar halen Celal Bayar Üniversitesi'nde İktisat alanında doktora yapmaktadır. Dış Ticaret Sektöründeki 17 yıllık bilgi birikimini bu konuda eğitim veren çeşitli özel eğitim kurumları, Üniversitelerin Sürekli Eğitim Merkezleri, İşadamları Dernekleri ve Çeşitli üniversitelerin dış ticaret bölümlerinde verdiği derslerle paylaşmıştır. Yaşar Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi (YUŞEM), Ege Üniversitesi Ege M.Y.O, İzmir İşadamları Derneği (İZİAD), İzmir Genç İşadamları Derneği (İGİD) bunlardan bazılarıdır. Görevini şu anda Gediz Üniversitesi M.Y.O, Dış ticaret bölümünde Öğretim Görevlisi olarak sürdürmektedir. Kendisine aslihan.kocaefe@gediz.edu.tr adresinden ulaşılabilir.  

ÖNSÖZ

Ülkeler arası ekonomik ve ticari faaliyetlerin artışı, tngilizceye onun da ötesinde Mesleki İngilizceye olan önemi ve ilgiyi beraberinde getirmiştir.

Uluslararası ticaret, iki farklı ülkede bulunan alıcı ve satıcı arasında gerçek­leşen ve genelde ilk aşamada tarafların birbirini görmeden gerçekleştirmiş ol­dukları bir faaliyettir. Bu süreçteki ilk adım ticari yazışmalarla atılmaktadır. Dolayısıyla yapılan yazışmanın niteliği, firmanın profesyonelliğini yansıtması ve ithalatçının ihracatçı hakkında olumlu izlenimler edinmesi açısından son derece önem arz etmektedir.

Bugün yoğun rekabetin yaşandığı iş dünyasında, daha önceden yapıldığı üzere " Bir şekilde yazar ve derdimi anlatırım" mantığı artık çok gerilerde kal­mıştır. Kaldı ki hala bu düz mantıkla hareket eden firmaların bir adım öteye gidemeyerek ticari yaşamlarında da yol katedemedikleri açıkça görülmektedir.

Müşteri edinmede ve müşteri ile düzgün iletişim kurmada ticari yazışmalar bu nedenli önemli olmasına karşın hala piyasada ithalat ve ihracat İngilizcesini mesleki bilgi ile harmanlayan kaynak bulma konusunda sıkıntı çekilmektedir. Bu doğrultuda amaca hitap etmesi ve yaşanan kaynak kıtlığına fayda sağlaması düşünülerek hazırlanmış olan bu kitap, Dış Ticaret sektöründe faaliyet gösteren ve İngilizce yazışma konusunda eksikliği olan iş dünyasının tüm personeline, Meslek Yüksekokullarının dış ticaret bölümünde okuyan öğrencilerine, Fakülte­lerin Uluslararası Ticaret ve Finansman, Uluslararası Ticaret ve Pazarlama bö­lümlerinde okuyan öğrencilerin, spesifik ihtiyaçlarının karşılanmasına yönelik olup ayriyetten bu mesleği seçmeyi düşünen tüm birey ve firmalara yardımcı bir kaynak niteliğinde tasarlanmıştır. Bu amaçla ithalat ve ihracat sürecinin en başından sonuna kadar yapılan yazışma trafiği, aşama aşama örnek mektuplar üzerinden Türkçe çevirili ve açıklamalı olarak aktarılmıştır. Bu sıralamada, öncelikle iş yaşamınızdaki pro­fesyonelliğinizi mektuba yansıtırken dikkat etmeniz gereken hususlara, doğru bilinen yanlışlara değinilerek daha sonra sırasıyla ihracatçı firmanın kendisini ve ürününü ithalatçıya tanıtmak üzere hazırlanan örnek tanıtım mektuplan ve bunların hazırlanmasında dikkat edilmesi gereken konuların altı çizilmiş , bu konuda bir çok örnek mektup analiz edilmiştir.Bu analizler sırasında ithalat-ihracat İngilizcesinde kullanılan kalıpların özellikle üstünde durularak, sektör farkı gözetmeksizin her okuyucunun sadece tarih,ürün ismi gibi bölümleri de­ğiştirerek, mektupları kendi ihtiyaçlarını karşılar hale getirmeleri ve böylelikle bu kitaptan maksimum seviyede verim almaları amaçlanmıştır.

İkinci aşama da, ihracatçının gönderdiği tanıtım mektuplarıyla ithalatçı ta­rafın ilgilenmesi fakat daha detaylı bilgi istemesi durumunda ithalatçı tarafın ihracatçıya gönderdiği ve "Inquiry Letters" diye adlandırılan detaylı bilgi iste­ğini içeren mektuplar alternatif şekilleriyle incelenmiştir.

Üçüncü aşama, dış ticaret sürecinin en önemli aşamalarından biri olan tek­lif mektubu hazırlama aşamasıdır. Bu aşamada mektuplar hazırlanırken ithalat­çının kafasında ürünle veya firma ile ilgili hiçbir soru işareti kalmadığından emin olunmalıdır. Bu amaçla, "Beklentileri karşılayan bir teklif mektubu hazır­larken, neler bu mektup kapsamında verilmelidir?" sorusunun cevabı da verile­rek, birçok teklif mektubu analiz edilmiştir. Ticari yazışma trafiğinin dördüncü aşamasında ise ithalatçı tarafın, ihracatçı tarafın teklif mektubuna olumlu veya olumsuz dönüşleri, bunun yanı sıra özel taleplerini içeren mektupların analiziyle devam edilmiştir. İthalatçıların özel talepleriyle ilgili olarak günümüz iş dünyasında en çok karşılaşılan konulardan biri olan indirim isteği ve kapasite sorgulanması gibi mektuplar üzerinde de durulmuştur.

Bir sonraki aşama ihracatçı ve ithalatçı tarafın anlaşmaya varması, ithalatçı tarafın sipariş vermesi ve ihracatçının bu siparişe teyit vermesinden oluşmakta­dır. Bu amaçla örnek mektuplar alternatif yazım metotlarıyla analiz edilmiştir.

Sürece ihracatçı firmanın, ithalatçı firmaya üretimin başladığını, sevkiyatın yapıldığını ya da sevkiyatla ilgili olumsuz bir durum yaşandığını bildirdiği mek­tuplarla da devam edilmiştir.

Son olarak ticari hayatta yaşanması hiç istenmeyen ancak karşılaşılması da olası bir durum olan; mal bedelini tahsil edememe gibi bir durum karşısında, firmanın yasal haklarına ve piyasadaki uygulamalara değinilerek, ithalatçı tarafa gönderilen hatırlatıcı mektuplar ya da bir diğer adlandırmayla "ihtar mektupla­rı" incelenerek, bir dış ticaret sürecinin başlangıç noktasından bitişine kadar yapılan tüm yazışmalar incelenip analiz edilmiş olacaktır.

Tüm beklentilerinizin karşılanması umuduyla...

Öğr. Gör. Ashhan KOCAEFE CEBECİ

Gediz Üniversitesi Dış Ticaret Programı

İÇİNDEKİLER

Önsöz..................................................................................................... 7 1.  KURALLARA UYGUN YAZIŞMA YAPMANIN ÖNEMİ................. 1

1. Açıklık kavramı.............................................................................. 2
2. Az ve öz olma................................................................................ 3
3. Bütünlük........................................................................................ 4
4. Doğruluk........................................................................................ 4

2. ETKİLİ İŞ MEKTUPLARI İÇİN DİĞER İPUÇLARI.......................... 5
3. BİR İŞ MEKTUBUNUN GENEL GÖRÜNÜMÜ................................. 6
4. BİR İŞ MEKTUBUNUN BÖLÜMLERİ.............................................. 8

4.1 Zorunlu Bölümler (Mandatory Parts)................................................ 8

1. Başlık (Head).......................................................................... 8
2. Tarih (Date) ........................................................................... 8
3. İç Adres (Receiver's address/ inside address).......................... 10
4. Hitap (Salutation Or Opening Phrase)..................................... 10
5. Ana Bölüm / Gövde (Text/ Body)........................................... 10
6. KapanışCümlesi (Closing Salutation / Complimentary Close).... 11
7. İmza (Writer's Signature)....................................................... 12
8. " Yerine" imzası (Per Procurationem)...................................... 13
9. İsim Ve Pozisyon (Name And Position Of Writer)................... 13

4.2 İsteğe Bağlı Bölümler (Optional Parts) ........................................ 13

1. Konu Satın (Subject Line) ...................................................... 13
2. Referans Satın (Reference Line)............................................ 14
3. Referans Parafları (Reference Initials).................................... 14
4. İlave Sayfalar (Continuation line)............................................ 14
5. Dipnot (P.S) Postscript........................................................... 14
6. "Ek" Satırı (Enclosure, Attachment Line)................................. 15
7. Karbon Kopya (Carbon Copy) cc............................................ 16
8. Blind Carbon Copy (bcc) ....................................................... 16

5. MEKTUP FORMATLARI.................................................................. 17

6.  DOĞRU İŞ MEKTUBU ÖRNEĞİ

(THE CORRECT BUSINESS LETTER)............................................ 18

7. İHRACATÇI FİRMAYI TANITIM MEKTUPLARINDA OLMASI
   GEREKEN UNSURLAR................................................................... 21
8. ÖRNEK TANITIM MEKTUPLARI

(LETTERS OF INTRODUCTION) Introducing................................... 24

8.1  Örnek Tanıtını Mektubu 1 ............................................................ 25

1. Örnek Tanıtım Mektubu 1'e ait Kelimeler / Vocabulary......... 25
2. Örnek Tanıtım Mektubu l'in Türkçe Çevirisi......................... 26

8.2  Örnek Tanıtım Mektubu 2............................................................. 26

8.2.1  Örnek Tanıtım Mektubu 2'e ait Kelimeler / Vocabulary......... 27

8.2.2 Örnek Tanıtım Mektubu 2'nin Türkçe Çevirisi...................... 28

8.3  Örnek Tanıtım Mektubu 3............................................................. 29

1. Örnek Tanıtım Mektubu 3'e ait Kelimeler / Vocabulary....... 30
2. Örnek Tanıtım Mektubu 3'ün Türkçe Çevirisi...................... 30

8.4 Örnek Tanıtım Mektubu 4............................................................. 32

8.4.1  Örnek Tanıtım Mektubu 4'e ait Kelimeler / Vocabulary .... 33
8.4.2 Örnek Tanıtım Mektubu 4'ün Türkçe Çevirisi...................... 33

8.5 Örnek Tanıtım Mektubu 5............................................................. 35

8.5.1 Örnek Tanıtım Mektubu 5'e ait Kelimeler / Vocabulary......... 36

8.5.2 Örnek Tanıtım Mektubu 5'in Türkçe Çevirisi...................... 36

8.6 Örnek Tanıtım Mektubu 6............................................................. 37

8.6.1 Örnek Tanıtım Mektubu 6'ya ait Kelimeler / Vocabulary....... 38

8.6.2 Ömek Tanıtım Mektubu 6'nın Türkçe Çevirisi.................................. 38

8.7 Örnek Tanıtım Mektubu 7.................................................................. 39

1. Örnek Tanıtım Mektubu 7'ye ait Kelimeler / Vocabulary.................... 40
2. Ömek Tanıtım Mektubu 7'nin Türkçe Çevirisi................................. 40

9.  FİRMA PROFİLİNİN DÜZENLENMESİ ( COMPANY PROFİLE).................... 41 10.  INQUIRY LETTERS ( BİLGİ İSTEĞİ)

The importer writes to the exporter to discuss detaüed terms.............................. 42

1. Opening Sentences (Açılış Cümleleri) ................................................. 43
2. İthalatçının fiyat ve iş koşullan ile

ilgili beklentilerini ifade etmesi......................................................... 46

1. Closing Sentences ( Kapanış Cümleleri ).............................................. 51
2. Sample Letters For The Inquiry

(Detaylı Bilgi İsteği İçin Örnek Mektuplar)........................................... 51

10.4.1    Örnek Mektup 1................................................................ 51

1. Örnek Mektup 1' e ait Kelimeler / Vocabulary.................. 51
2. Örnek Mektup 1'in Türkçe Çevirisi............................... 51

10.4.2    Örnek Mektup 2................................................................ 53

1. Örnek Mektup 2'ye ait Kelimeler / Vocabulary................. 54
2. Örnek Mektup 2'nin Türkçe Çevirisi.............................. 54

10.4.3    Örnek Mektup 3................................................................ 55

1. Örnek Mektup 3'e ait Kelimeler/ Vocabulary.................. 55
2. Örnek Mektup 3'ün Türkçe çevirisi.............................. 56

10.5  İthalatçıların detaylı bilgi mektuplarında sorgulayabileceği konular
(Whatmay be askedfor in inquires)..................................................... 56 11.  TEKLİF MEKTUPLARI / QUOTATION (OFFER LETTER).......................... 57

1. Bir teklif mektubunda olması gereken bilgiler......................................... 57
2. Örnek Teklif Mektubu 1 / Offer Letter 1............................................... 61

11.2.1 Örnek Teklif Mektubu l'in Çevirisi............................................. 62

11.3 Örnek Teklif Mektubu 2/ Offer Letter 2...................................... 63

1. Örnek Teklif Mektubu 2 'ye ait Kelimeler / Vocabulary..... 63
2. Örnek Teklif Mektubu 2'nin Türkçe Çevirisi...................... 64

11.4  Örnek Teklif Mektubu 3/ Offer Letter 3.......................................... 64

11.4.1  Örnek Teklif Mektubu 3'e ait Kelimeler / Vocabulary............ 65

11.4.2  Örnek Teklif Mektubu 3'ün Türkçe Çevirisi......................... 65

11.5  Örnek Teklif Mektubu 4 / Offer Letter 4......................................... 66

1. Örnek Teklif Mektubuna ait kelimeler / Vocabulary................ 66
2. Örnek Teklif Mektubu 4'ün Türkçe Çevirisi............................ 67

11.6  Teklif Mektuplarında Kullanılabilecek Alternatif Cümle Kalıpları .... 67
11.6.1 Açılış Cümleleri/Opening sentences....................................... 67

11.6.2 Fiyatlandırma / Quotations........................................................ 68

11.6.3. Paketleme/Packing......................................................... 69

11.6.3.1 Ambalajlama konusunda kullanılabilecek kelimeler.......... 70

11.6.4. Ödeme Koşulları / Terms ofpayment............................... 70

1. Teslim süresi / Delivery Time ......................................... 71
2. Teklifin Geçerliliği/Validity of offer................................... 71
3. Kapanış Cümleleri / Closing Sentences............................. 71

12.  İTHALATÇININ BROŞÜR GÖNDERİMİ İLE İLGİLİ
BİLGİLENDİRİLMESİ..................................................................... 72

13. İTHALATÇININ NUMUNE GÖNDERİMİ İLE İLGİLİ
    BİLGİLENDİRİLMESİ (Notice of mailing samples)............................. 73
14. DENEME SEVKİYATI TALEBİNE CEVAP / Reply to request for a trial
    shipment............................................................................................. 73

15 .TEKLİF MEKTUBUNA CEVAPLAR   (REPLY TO OFFER).......... 74

15.1 İthalatçının Olumlu Cevabı Ve Sipariş Verme/ Positive Reply Of

Importer And Placing An Order.................................................. 74

15.1.1 Olumlu Cevap Dönüşleri ile ilgili Kelimeler /Vocabulary... 74

15.1.2 İthalatçının Olumlu Cevabı Ve Sipariş Verdiği Mektubun

Türkçe Çevirisi..................................................................................... 75

15.2  İthalatçının Olumsuz Cevabı (Negative Reply)................................................. 75

15.2.1    İthalatçının Olumsuz Cevabına

İlişkin Kelimeler / Vocabulary............................................................... 76

15.2.2    İthalatçının Olumsuz Cevabına İlişkin Mektubun

Türkçe Çevirisi........................................................................................ 76

15.3  Piyasa Koşullan Nedeniyle Teklifin Reddi / Rejection An Offer Because

Of The Trading Conditions................................................................................ 76

15.3.1-Piyasa Koşullan Nedeniyle Teklifin Reddine İlişkin

Kelimeler / Vocabulary........................................................................................ 77

15.3.2 Piyasa Koşulları Nedeniyle Teklifin Reddine İlişkin Mektubun

Türkçe Çevirisi...................................................................................................... 77

15.4 İthalatçının İndirim İsteği (Discount Request By Importer)......................... 77

15.4.1    İthalatçının İndirim İsteğiyle

İlgili Kelimeler / Vocabulary................................................................. 78

15.4.2  İthalatçının İndirim İsteği Mektubunun Türkçe Çevirisi.................. 78 16. İNDİRİM TALEBİNE CEVAPLAR

(REPLIES TO DİSCOUNT REQUEST)........................................................................ 79

16.1  İndirim İsteğine Olumsuz Yanıt 1

(Negative Reply To Discount Request 1)...................................................... 79

16.1.1    İndirim İsteğine Olumsuz Yanıt ile ilgili Kelimeler /

Vocabulary............................................................................................ 79

16.1.2  İndirim İsteğine Olumsuz Yanıt ile İlgili

Mektubun Türkçe ............................................................................... 79

16.2  İndirim İsteğine Olumlu Yanıt

(Positive Reply to Discount Request)............................................................ 80

16.2.1 İndirim İsteğine Olumlu Yanıt ile İlgili Kelimeler............................... 80

16.2.2 İndirim İsteğine Olumlu Yanıt Mektubunun

Türkçe Çevirisi.............................................................. 80

16.3 İthalatçının İndirim İsteğinin Koşullu Kabulü

(Conditionally Acceptance of Discount Request)......................... 81

1. İthalatçının İndirim İsteğinin Koşullu Kabulüne İlişkin
   Kelimeler / Vocabulary.............................................................. 81
2. İthalatçının İndirim İsteğinin Koşullu Kabulüne İlişkin
   Mektubun Türkçe Çevirisi.......................................................... 81

17.  İTHALATÇININ SİPARİŞ VERMESİ (PLACING AN ORDER)...... 82

17.1  Sipariş Mektubu 1 (Place an Order 1)......................................... 82

1. Sipariş Mektubu 1 'e ait Kelimeler /Vocabulary................. 83
2. Sipariş Mektubu 1'in Türkçe Çevirisi................................ 84

17.2 Sipariş Mektubu 2 (Place An Order 2)........................................ 84

1. Sipariş Mektubu 2'ye ait Kelimeler................................... 85
2. Sipariş Mektubu 2'nin Türkçe Çevirisi............................... 85

18.  SİPARİŞİN KABULÜ / ACCEPTANCE OF AN ORDER................. 85

18.1  Siparişin Kabulü 1 (Accepting the Order 1).................................. 85

1. Siparişin Kabulü l'e ilişkin Kelimeler.................................. 86
2. Siparişin Kabulü l'in Türkçe Çevirisi.................................. 86

18.2 Siparişin Kabulü 2 / Accepting the Order 2.................................. 86

1. Siparişin Kabulü 2'ye Ait Kelimeler................................... 87
2. Siparişin Kabulü 2'nin Türkçe Çevirisi............................... 87

19.  SİPARİŞİN REDDİ / REJECTION OF AN ORDER.......................... 87

19.1  Siparişin Reddi 1/Refusing the Order........................................... 87

1. Siparişin Reddi l'e İlişkin Kelimeler / Vocabulary............... 88
2. Siparişin Reddi l'in Türkçe Çevirisi.................................... 89

19.2 Siparişin Reddi 2 / Refusing the Order 2...................................... 89

19.2.1 Siparişin Reddi 2'ye ait Kelimeler...................................... 89

19.2.2 Siparişin Reddi 2'nin Türkçe Çevirisi.......................................... 89

20. ÜRETİMİN BAŞLADIĞINI BİLDİRME

(NOTICE OF BEGINNING OF PRODUCTION)........................................ 90

21.ÜRETİMİN YAPILDIĞININ BİLDİRİLMESİ

(NOTICE OF COMPLETION OF PRODUCTION)...................................... 90

21.1   Üretimin Yapıldığının Bildirilmesi İle ilgili

Kelimeler /Vocabulary................................................................... 91

21.2   Üretimin Yapıldığının Bildirilmesinin Türkçe Çevirisi.............................. 91

22.  SEVKİYATIN BİLDİRİLMESİ (NOTIFICATION OF SHIPMENT)... 91

1. Sevkiyatın Bildirilmesi İle İlgili Kelimeler / Vocabulary........................... 92
2. Sevkiyatın Bildirilmesinin Türkçe Çevirisi............................................ 92

23.  SEVKİYATLA İLGİLİ GECİKMENİN BİLDİRİLMESİ

(NOTICE OF DELAY İN DELIVERY) ................................................... 93

1. Sevkıyattaki Gecikme İle İlgili Kelimeler /Vocabulary............................ 93
2. Sevkıyatla İlgili Gecikmenin Türkçe Çevirisi........................................ 93

24.  MALLARIN ALINDIĞININ OLUMLU TEYİDİ / POSITIVE
CONFIRMATION OF RECEIPT OF MERCHANDISE................................. 94

24.1  Malların Alındığının Olumlu Teyidi ile İlgili

Kelimeler / Vocabulary.................................................................. 94

24.2  Malların Alındığının Olumlu Teyidinin Türkçe Çevirisi............................ 95

25.  AKSAKLIKLAR VE ŞİKAYETLER

(SHORTCOMINGS AND COMPLAINTS................................................. 95

25.1 Eksik Mallar hakkında Şikayetler
(Complaints about missing goods)......................................................... 95

25.1.2  Eksik Mallar Hakkında Şikayetler İlgili

Kelimeler / Vocabulary....................................................... 95

25.1.3  Eksik Mallar hakkında Şikayet Mektubunun

Türkçe Çevirisi................................................................. 96

Yorum yapabilmek için üye girişi yapmalısınız, üye değilseniz tıklayınız...